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職場の整理①~自分のデスクの紙を減らす方法

お片付けで子育てママ・働く女性を笑顔に!
兵庫・姫路の企業内整理収納マネージャー笹田奈美子です。

 

さて、9月からこちら"はてなブログ”さんでお世話になることになったのを機に、以前FC2ブログで書かせて頂いていた記事を加筆再アップしていこうかと思ってます。

今日は、自分のデスクの紙を減らす方法について。

良かったら読んでみて下さいね。

 

 

 

1.職場で1番多い悩みは?

職場、特にオフィスで筆頭にあがる悩みといえば、やはり「紙」!

 

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机の上がいつも書類の山、一旦紙を減らしても、いつの間にかまた増えている・・・!
なんてことは、普通によくありますよね。


「できるだけペーパレスにして、紙を出さないようにしてるんだけど」
と皆さんおっしゃいますが、どれだけ頑張っても、紙をゼロにするのは今のところちょっと不可能かなぁと思います。

実際のところ、紙で保管しておかないいけない書類もまだまだ多いですし、
・紙の方が見やすい!
・紙にしないと、情報が共有しにくい(お客様への商談資料など)
といった事情もあると思います。


そんな現状を踏まえつつ・・では、どのように「紙の整理」に対処していけばいいのか?考えていきましょう。

 

2.自分のデスクの紙を減らす方法

 イラストを見て下さい。

 

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紙の流れを考えると<入ってくる方>と<出ていく方>があるのですが、まず入る方に注目してみたいと思います。

 

(対策その1)  入ってくる紙をストップする

一つ目の対策は、「入ってくる紙をストップする」 です。

入ってきてほしくない紙については、自分で予防線を張って下さい。

・余計な紙は受け取らない
・見てすぐに返す
・紙は不要な旨を相手に伝える

「そんなの仕事では無理だよ・・・」と思われるかもしれませんが、実際にやってみると割と簡単です。

 

●その場で見て、すぐに返す
  
資料を見てすぐに相手に回答を返事すれば、紙を預かる必要がありません。
いつも「また後で見て、返事をするね」と言ってませんか?
これだと仕事も、紙も溜まるばかり。

すぐに返事をすれば紙は減るし、相手の仕事も停滞せずにスムーズに進みます


●紙は不要な旨を相手に伝える。
  
先日、営業でとある会社の方とお会いしたのですが、私が紙の資料を渡すと(見て下さった後に)「このような紙の整理にも困ってるんです。今度からデータで構いませんよ」とおっしゃいました。
これ、紙を増やさない予防線としてとてもいい方法です

最近は資料はパソコンで作るので、当然データがあるでしょう。
でも実際打合せの際は、紙の方が伝わりやすいです。
私もデータを送るか迷いましたが、やはり紙を持参しました。

でも相手の方から、「データでOK」と許可が出たなら、次からはデータにします。
だってその方が効率がいいですし!

心の中で思ってるだけじゃ相手に伝わりません。
予防線張るには、まず普段から「紙あんまりいらないですー」のオーラ出しておくのがオススメです。

 

(対策その2) 不要な紙はどんどん捨てる

次は出て行く方の対策です。紙の収納を考える前に、まず”不要な紙は持たない!”という意識を持ちましょう。

・情報はどんどん古くなる
・(昔使った資料で)データで検索できる内容を、あえて紙で持つ意味はない
・そもそもその紙は、自分のデスクで持つ内容なのか?職場で管理すべき資料では?

 

私は昔、自分で作った資料がまた将来の自分の役に立つのでは?と思って過去の資料を机に抱え込んでいた時期がありました。でも、よく考えて見ると抱え込んでスペースを埋めていること自体がなんかムダだなぁと気付いたのです。

使いもしない資料について、収納を悩んだり、いつもあっちの引出しに移動したり、こっちの引出しに移動したり。ええぃ、この時間自体がなんというムダなのか。

また使うかも・・と思っても案外使ってないですし、役に立つといえば実は自分以外の人の場合が多いんですよね。いわゆる「社内での情報活用」です。

そう思って割り切って自分の手から手放しても、その資料がなくて困ったことはありません。本当になくしてこまる情報なら、データ化するなどいくらでもコンパクトにする手段はあります。

 

あなたが、どう収納しようか迷う書類は、本当にあなたが持つべき書類ですか?

 

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頭が整理されている方は、机の上もキレイ。
そして考え方もスマート。
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これ、私が普段から感じている事です。

なにかデスク整理のヒントになれば、うれしいです。

 

本日も読んで頂き、ありがとうございました。


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